Integracja z KSeF bez wymiany systemu.
KSeF już obowiązuje: od lutego największych, od kwietnia praktycznie wszystkich na VAT. Faktura to teraz plik XML w schemacie FA(3), który rządowy system przyjmuje i stempluje. Budujemy warstwę techniczną, która wpina twój obecny system w KSeF, i nic poza tym nie musisz zmieniać.
FA(3) nie wybacza. Twój stary system o tym nie wie.
Schemat FA(3) odrzuca dokument za jedno puste pole albo zły znak. KSeF nie sprawdza NIP-u nabywcy, więc błędny numer przechodzi po cichu, a naprawa to korekta do zera i faktura od nowa. Jeden dokument robi się trzema.
Przy wysyłce wsadowej odrzucone faktury potrafią się zbierać godzinami i wychodzą dopiero na zamknięciu miesiąca. Programy pisane pod drukarkę nie były do tego budowane. Tę robotę trzeba komuś oddać, a nie pilnować jej ręcznie co dzień.
Most między twoim systemem a KSeF.
Wysyłka i odbiór
Faktury lecą do KSeF pojedynczo albo wsadem. Numer KSeF i UPO wracają tam, gdzie ich szukasz.
Monitoring statusów KSeF
Widzisz status każdej faktury na bieżąco. Gdy któraś zostanie odrzucona, wiesz od razu, a nie na koniec miesiąca.
Ponawianie po awarii KSeF
System sam ponawia wysyłkę, gdy KSeF wróci. Zostaje tryb ręczny na moment, w którym chcesz przejąć kontrolę.
Walidacja FA(3)
Sprawdzamy fakturę u ciebie, zanim poleci, żeby błąd nie wracał ze skarbówki.
Pobieranie faktur zakupowych
Faktury od dostawców ściągają się z KSeF cyklicznie, do jednego miejsca.
Mapowanie danych na FA(3)
Twoje dane układamy w strukturę FA(3) według reguł ustalonych z twoim biurem rachunkowym.
Trzy kroki, bez rewolucji u ciebie.
Patrzymy, co masz
Sprawdzamy, w czym dziś wystawiasz faktury i gdzie trzymasz dane. Bez zmiany systemu, na którym pracujesz.
Budujemy most
Stawiamy warstwę, która łączy twój system z KSeF: wysyłka, odbiór, monitoring i tryb awaryjny.
Pilnujemy, żeby nie zamilkł
Zostaje działający kanał z alertami. Gdy coś odpadnie, dowiadujesz się od razu, a nie po fakcie.
Warstwa techniczna, nie księgowa.
O treści faktury, stawkach VAT i podatku decydujesz ty i twoje biuro rachunkowe. My odpowiadamy za jedno: żeby dane doszły do KSeF poprawnie i na czas. To ten sam rodzaj monitorowanego, samodzielnego systemu, który już prowadzimy na własnym zapleczu.
KSeF w pytaniach.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 dla największych firm, których sprzedaż w 2024 przekroczyła 200 mln zł, i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników VAT. Najmniejsze firmy, do 10 000 zł faktur miesięcznie, mają czas do stycznia 2027.
Czy muszę zmieniać swój system?
Nie. Budujemy warstwę pośrednią, która łączy twój obecny system z KSeF. Zostajesz przy tym, w czym pracujesz na co dzień.
Co to jest FA(3)?
To obowiązujący od lutego 2026 schemat struktury faktury w KSeF. Faktura musi być poprawnym plikiem XML w tym schemacie, inaczej system ją odrzuca.
Co się dzieje przy awarii KSeF?
KSeF ma tryby offline i procedury na czas awarii. Nasz kanał ponawia wysyłkę automatycznie po przywróceniu systemu, z ręcznym trybem na wypadek, gdy chcesz przejąć kontrolę.
Czy doradzacie w sprawach podatkowych?
Nie. Zajmujemy się warstwą techniczną. Treść faktury, stawki i rozliczenia zostają po stronie twojej i twojego biura rachunkowego.
Zobaczmy, jak wpiąć twój system w KSeF.
Dwadzieścia minut rozmowy wystarczy, żeby ocenić, co da się zautomatyzować i od czego zacząć. Napisz na hi@cooltake.ai albo umów termin.